Articolul 35. Convocarea adunării generale și înștiințarea
(1) Adunarea generală este convocată cel puțin anual de către administratorul asociației:
a) la inițiativa administratorului asociației;
b) în baza hotărârii consiliului ori a cererii președintelui consiliului;
c) în baza hotărârii comisiei de cenzori (cenzorului);
d) la cererea în formă textuală a proprietarilor care dețin cel puțin 10% din unitățile condominiului.
(2) Adunarea generală se convoacă în termen de 14 zile de la recepționarea solicitării prevăzute la alin. (1) lit. b) sau
c) ori a cererii prevăzute la alin. (1) lit. d). În cazul în care administratorul asociației nu convoacă adunarea generală în termenul prevăzut, adunarea generală se convoacă de către organul solicitant ori de către proprietarii solicitanți în mod independent.
(3) Oricând înainte de convocarea adunării generale, fiecare proprietar este în drept să ceară asociației includerea în ordinea de zi a adunării generale imediat următoare a anumitor chestiuni, cu condiția ca acestea să țină de competența adunării generale și sa fie acceptate de majoritatea membrilor asociației prezenți la adunare. Asociația nu are dreptul să modifice formulările chestiunilor din ordinea de zi propuse de proprietar.
(4) Înștiințarea privind convocarea adunării generale include data și locul desfășurării adunării generale (în cazul adunării cu prezență sau în formă mixtă), ordinea de zi (cu includerea chestiunilor solicitate conform alin. (3)), locul și modul de a accesa materialele pregătitoare ale adunării aferente ordinii de zi, precum și informația privind prezența necesară pentru ca adunarea generală să se considere deliberativă (cvorum). Înștiințarea este transmisă în formă textuală în una dintre următoarele modalități, la alegerea persoanei care convoacă adunarea:
a) personal, contra semnătură pe copia înștiințării sau în tabelul convocator, cu condiția că pe pagina tabelului convocator pe care este aplicată semnătura figurează textul complet al înștiințării;
b) prin plasare în căsuța poștală a unității, dacă proprietarul nu a cerut anterior excluderea acestei modalități de transmitere a înștiințărilor;
c) prin trimitere poștală; sau
d) conform art. 31.
(5) În cazurile prevăzute la alin. (4) lit. b)–d), perioada care trebuie să curgă între data plasării conform alin. (4) lit.
b) sau, după caz, expedierii înștiințării conform alin. (4) lit.
c) ori d) și data ședinței va fi de cel puțin 10 zile. Asociația nu este ținută să verifice dacă înștiințarea conform alin.
(4) lit. b), c) sau d) a fost recepționată de către destinatar.
(6) Proprietarii sunt înștiințați despre adunare și participă la adunarea generală personal sau prin reprezentant împuternicit, inclusiv pe baza împuternicirilor întocmite de către proprietar în formă textuală.
(7) Orice viciu al neînștiințării și/sau încălcării modalității și a termenelor de înștiințare despre adunarea generală cu prezență sau în formă mixtă se consideră înlăturat în privința proprietarului care:
a) a semnat în tabelul convocator conform alin. (4) lit. a); sau
b) s-a înregistrat ca participant la adunarea generală respectivă conform art. 36 alin. (4).
Adnotare:
▮ Extras din Nota informativă la proiectul Legii cu privire la condominiu:
Articolul 35. Convocarea adunării generale și înștiințarea
Prezenta lege nu face distincție între adunările generale ordinare (anuale) și extraordinare. Toate adunările se convoacă și se desfășoară după aceleași reguli.Art. 35 se aplică adunărilor generale indiferent de forma desfășurării lor (cu prezență, prin corespondență sau mixtă).
Alin. (1) nu cere ca persoana abilitată să convoace să adopte o hotărâre de convocare. Convocarea înseamnă aici simpla expediere a înștiințărilor. Dacă persoana abilitată este consiliul, el acționează prin hotărâri. Dacă persoana abilitată este administratorul asociației sau grupul de proprietari, nu se cere vreo hotărâre de convocare.
Legea SRL, art. 52 și 53, cere administratorului SRL să adopte o hotărâre de convocare și să o expedieze. O asemenea formalitate nu este cerută de prezenta lege pentru administratorul asociației.
Alin. (3): Art. 55 din Legea SRL prevede un alt mecanism: dreptul de a înainta propuneri la ordinea de zi apare doar după convocarea adunării de către administrator, iar asociatul trebuie să facă propunerea cu 5 zile înainte de ținerea adunării. Astfel, administratorul SRL trebuie să modifice ordinea de zi și să expedieze o nouă înștiințare asociaților. Acest mecanism comportă riscul apariției unor chestiuni deosebit de importante cu titlu de completare a ordinii de zi (de ex., asumarea unor cheltuieli noi) și există riscul că proprietarii vor ignora completarea și vor socoti că pe ordinea de zi de adunării nu există chestiuni importante și nu merită să participe la ea.
Prin urmare, procedura Legii SRL nu este potrivită pentru condominii, având în vedere termenul-limită scurt pentru înaintarea propunerii și nevoia de a expedia înștiințări noi proprietarilor. Prin urmare, alineatul de sus prevede un mecanism diferit: de culegere a propunerilor și includerea lor la următoarea adunare, oricând ea va fi. Dacă o chestiune este presantă, se aplică cerința alin. (1) lit. d) și anume proprietarii a 10% din unități pot cere convocarea de îndată a unei adunări și, evident, să propună toate chestiunile care trebuie să se afle pe ordinea de zi.
Alin. (4) prevede elementele minime ale înștiințării. Nu se stabilește un loc fix al ședințelor cu prezență. Conform uzanței, ea este chiar în curtea blocului locativ. Nu se exclude însă să fie stabilit în alt loc, sală de conferință, dacă există un gestionar, la spațiul oferit de gestionar. Este implicit că locul, mai ales pentru marile condominii ori pentru condominiile cu destinație locative, trebuie să fie în preajma condominiului, dar în orice caz în aceeași localitate. Stabilirea locului ședinței în altă localitate poate fi un abuz de drept și fi ilegal, mai ales dacă scopul a fost să limiteze participarea proprietarilor la ședință.
Legea nu cere înștiințarea să fie semnată ori ștampilată. Ea nu este decât o informație și nu un act juridic. Ea poate fi transmisă în formă textuală.
„Formă textuală” are sensul atribuit în art. 320 Cod civil, ea include și email sau altă comunicare electronică.
Nu se cere ca la înștiințare să fie anexate materialele (informațiile, actele, proiectele) aferente ordinii de zi, dar se cere indica modului de accesare a lor (cum ar fi pe o platformă online sau pe emailul făcut disponibil asociației). Esențial însă este ca asociația să asigure acest acces efectiv, pentru a permite proprietarilor să participe în mod informat la ședință. Prezentarea materialelor informative doar la adunarea generală (deși ele erau disponibile la data convocării) de regulă constituie un viciu esențial al adunării, fiindcă este o practică de captare, de luare a hotărârilor pe nepregătite.
Alin. (4) lit. a) prevede doar forme de transmitere personală față în față: transmiterea personală a înștiințării către proprietar, care semnează pe copia înștiințării pentru a confirma recepția. Alternativ, se poate face un tabel convocator (lista unităților și loc de semnătură), cu condiția că pe pagină nu este doar lista, ci este clar pentru ce au semnat proprietarii, adică să se indice textul înștiințării (data, locul adunării generale și ordinea de zi).
Alin. (4) lit. b) tratează că plasarea în căsuța poștală constituie înștiințare suficientă. Un proprietar poate cere, în prealabil, asociației să nu folosească această de înștiințare, în special dacă este plecat sau dacă unitatea este în posesia unui terț (locatar etc.).
Modalitățile de înștiințare de la alin. (4) lit. a)-d) sunt alternative, iar persoana care convoacă alege modalitatea. Nu se interzice diferiți proprietari să fie înștiințați prin diferite modalități. În mod uzual, pentru a asigura cvorumul, cel care convoacă va folosi mai multe modalități de convocare, inclusiv modalități adiționale, neprevăzute de lege, cum ar fi discuții individuale ori telefonice, care nu au valoare legală de înștiințare, dar nu sunt interzise ca modalități suplimentare.
Alin. (4) lit. d) referința la art. 31 are în vedere forma alternativă de înștiințare: prin poștă electronică ori printr-o platformă online, cum ar fi e-Condominiu.
Alin. (5): În cazul înștiințării prin expediere prin poștă, nu se cere ca asociația să obțină dovada recepției. În cazul unității aflate în coproprietate, asociația nu este ținută să verifice dacă un coproprietar, care a primit înștiințarea, a informat pe ceilalți coproprietari (e.g. un soț pe altul sau un comoștenitor pe altul). Aceasta rămâne chestiunea internă a coproprietarilor. Fiecare coproprietar poate însă solicita în prealabil asociației să fie înștiințat individual, de exemplu, la o adresă separată de email, conform art. 31.
Legea nu cere folosirea scrisorii recomandate cu aviz de recepție.
Formula normei arată limpede că beneficiarul termenului are 10 zile complete, suplimentar la data transmiterii și la data ședinței, care nu se includ în termen. Formula urmează modelul §217 a Codului de procedură civilă german (ZPO). Astfel, dacă data stabilită pentru desfășurarea adunării este 15 decembrie, înștiințările trebuie plasate/expediate pe 4 decembrie sau mai devreme. Expedierea pe 5 decembrie nu respectă termenul de 10 zile.
Alin. (6) nici o prevedere din prezenta lege nu obligă proprietarul să își exercite un drept personal. El o poate face și prin intermediul unui reprezentant, împuternicit corespunzător.
Astfel, simplul fapt că împuternicirea nu este în formă scrisă și semnată olograf nu poate fi temei de refuz de a înregistra reprezentantul. Însă temei de refuz poate fi că asociației îi lipsește certitudinea că împuternicirea în formă textuală emană de la proprietar și nu este un fals. Dacă împuternicirea este făcută prin email ori a folosit contul e-Condominiu al proprietarului, se aplică art. 31 și art. 40 alin. (6).
Alin. (7) se referă la semnătura sau înregistrarea proprietarului, dar, în mod evident, ea se aplică în egală măsură dacă în tabelul convocator semnează reprezentantul său ori la adunarea generală se înregistrează ca participant reprezentantul său.