Articolul 40. Desfășurarea adunării generale prin corespondență
(1) Adunarea generală poate avea loc prin corespondență. În acest caz, organul asociației sau proprietarii care au convocat legal adunarea generală transmit proprietarilor o înștiințare în care menționează ordinea de zi și termenul stabilit pentru exprimarea votului. La înștiințare se anexează materialele necesare și buletinul de vot, care va cuprinde textul fiecărei hotărâri propuse.
(2) În termenul stabilit pentru exprimarea votului, proprietarii remit organului asociației sau proprietarilor care au convocat legal adunarea generală buletinele semnate, cu voturile exercitate.
(3) Dacă proprietarul a specificat în scris adresa de poștă electronică prin care este de acord să corespondeze cu asociația, organul asociației sau proprietarii care au convocat legal adunarea generală înștiințează proprietarul despre aceasta prin poșta electronică. Remiterea opțiunilor de vot de la adresa de poștă electronică a proprietarului echivalează cu semnarea buletinului de vot.
(4) Proprietarul poate participa la adunare și își poate exercita votul și prin alt mijloc de comunicare electronică implementat de asociație conform art. 31.
(5) Este echivalentă cu semnarea buletinului de vot semnarea de către proprietarul din condominiu în folosul unei anumite hotărâri a adunării generale cu condiția că pe pagina pe care este aplicată semnătura figurează textul complet al hotărârii și se identifică asociația a cărei adunare generală adoptă hotărârea.
(6) În cazul în care în numele proprietarului din condominiu este exprimat un vot la adunarea generală folosind mijlocul electronic ales de acel proprietar ori prin platforma e-Condominiu, proprietarul din condominiu nu poate cere anularea votului său după expirarea termenului stabilit pentru exprimarea votului pe motiv de eroare sau de lipsă de împuterniciri ale altei persoane care ar fi accesat mijlocul electronic, cu excepția cazului în care proprietarul din condominiu demonstrează că a fost victima unei fraude.
(7) La expirarea termenului stabilit pentru exprimarea votului, președintele și secretarul adunării generale întocmesc și semnează procesul-verbal și aduc la cunoștința proprietarilor hotărârile adoptate.
(8) Dispozițiile prezentei legi privind adunarea generală cu prezență se aplică în mod corespunzător adunării generale prin corespondență doar în măsura în care sunt compatibile cu natura unei adunări prin corespondență.
Adnotare:
▮ Extras din Nota informativă la proiectul Legii cu privire la condominiu:
Articolul 40. Desfășurarea adunării generale prin corespondență
Alin. (5): nu se recunoaște culegerea de semnături fără ca pe pagina respectivă să fie textul hotărârii, adică „semnătura în alb”. Dacă se semnează și pe recto și pe verso al foii, pe ambele părți ale foii trebuie să fie textul propus al hotărârii.Alin. (6): norma instituie reguli care asigură încrederea publică în votul exprimat pe cale electronică. Dacă proprietarul acceptă să exprime votul prin email (în baza cererii scrise prealabil depuse), el își asumă riscul folosirii mijlocului. Dacă asociația folosește platforma e-Condominiu, proprietarul va fi autentificat și el își asumă riscul legat de accesul altei persoane la parola sa de utilizator.
Reglementarea prezintă riscul că, persoanele rău-intenționate, vor căpăta parolele de la proprietarii din condominiu mai vulnerabili (e.g. nu au cunoștințe digitală suficientă) sau apatici și vor vota în locul lor. Acest risc trebuie implementat la nivelul platformei e-Condominiu și trebuie să fie acoperit direct în Concepția platformei care urmează a fi elaborată conform art. 108.
Alin. (7): trebuie să existe un termen-limită până la care se așteaptă voturile. O hotărâre nu poate sta în aer cu anii până se acumulează numărul necesar de voturi. Dacă nu există voturile suficiente pentru existența hotărârii, se poate convocare o adunare generală nouă.
Alin. (8): regulile privind convocarea, urmarea ordinii de zi, reprezentarea și întocmirea procesului-verbal, enunțate mai sus, se aplică și adunării prin corespondență.