Articolul 39. Procesul-verbal al adunării generale și comunicarea hotărârilor

(1) În termen de 10 zile de la data desfășurării adunării generale se întocmește un proces-verbal, care trebuie să conțină:
a) denumirea și sediul asociației;
b) data și locul desfășurării ședinței;
c) numărul total de membri și numărul de membri prezenți;
d) identificarea președintelui și a secretarului ședinței;
e) ordinea de zi;
f) rezumatul luărilor de cuvânt;
g) rezultatul votării fiecărei chestiuni de pe ordinea de zi. În cazul desfășurării adunării generale prin corespondență, se vor identifica, de asemenea, proprietarii care au votat „pentru” și cei care au votat „împotrivă”. Identificarea proprietarilor se va face prin indicarea numărului unității și, după caz, a blocului, a scării;
h) textul hotărârilor adoptate pe marginea fiecărei chestiuni;
i) la cererea proprietarului care și-a exprimat o opinie separată privitoare la o hotărâre, conținutul opiniei separate a acelui proprietar. Opinia separată poate fi depusă și în formă textuală în termen de 3 zile de la data desfășurării adunării, anexându-se la procesul-verbal.
(2) Procesul-verbal se semnează de către președintele
și secretarul ședinței. La procesul-verbal se anexează:
a) tabelul convocator, dacă s-a folosit;
b) lista proprietarilor care au dreptul de a participa la adunarea generală, în care proprietarii (sau reprezentanții lor) s-au înregistrat conform alin. (3);
c) copiile de pe împuternicirile reprezentanților, certificate prin semnătura secretarului ședinței.
(3) Procesele-verbale se predau spre păstrare permanentă administratorului asociației.
(4) Hotărârile adoptate în cadrul adunării generale se comunică tuturor proprietarilor în termen de 10 zile de la data desfășurării adunării generale, prin afișarea textului hotărârilor pe panoul informativ sau prin altă sursă de informare conform art. 63. Dacă asociația deține adresa de poștă electronică a proprietarului, în același termen textul hotărârilor este expediat la adresa respectivă.

---

Adnotare:

▮ Intrarea în vigoare

Alin. (1)-(3) au intrat în vigoare la 29 iulie 2022. Alineat (4) intră în vigoare la 29 ianuarie 2023, vezi art. 103 al legii.

▮ Extras din Nota informativă la proiectul Legii cu privire la condominiu:

Articolul 39. Procesul-verbal al adunării generale și comunicarea hotărârilor
Competențele decizionale ale adunării generale se exprimă prin hotărâri și nu prin proces-verbal. Hotărârea este manifestarea de voință (negotium), iar procesul-verbal este instrumentul care descrie conținutul acestei manifestări de voință (instrumentum). Prin urmare, în acord cu art. 202 din Codul civil și jurisprudența dominantă, în caz de ilegalități la convocarea ori desfășurarea unei adunări generale se anulează nu procesul-verbal, ci hotărârea adunării generale. Hotărârea este actul care obligă membrii și împuternicește organele asociației, iar nu procesul-verbal.

Dacă un reclamant cere anularea anume a procesului-verbal, instanța de judecată ar trebui să îi acorde șansa să își precizeze pretenția ori instanța poate califica pretenția ca una care, de fapt, are ca obiect o anumită hotărâre ori toate hotărârile consemnate în procesul-verbal atacat.

Conform tradiției din dreptul corporativ național, legea reglementează strict procesul-verbal pentru a putea identifica, în primul rând, care hotărâri s-au adoptat și cu ce conținut, iar, în al doilea rând, de a obține informații despre desfășurarea adunării generale, care ar putea avea impact atunci când se verifică legalitatea hotărârilor.

Sigur, este posibil că un proces-verbal să nu reflecte corect o anumită împrejurare de fapt, iar persoana interesată are la îndemână o acțiune în justiție în constatarea inexactității (de exemplu, în hotărâre nu s-a indicat corect că un proprietar a votat contra ori nu s-a indicat opinia sa separată, deși votul său nu era decisiv pentru adoptarea hotărârii), fără a cere anularea hotărârii propriu-zise.

Alin. (1) f), la adunarea cu prezență nu se cere indicarea listei de unități proprietarii cărora au votat pro sau contra. La adunarea mixtă sau prin corespondență se cere indicarea acestei liste. Însă nu prin indicarea numelui proprietarului, ci doar indirect, prin identificarea unității. Astfel, fiecare proprietar va putea afla ce fel de vot s-a socotit pentru el și, totodată, va putea, dacă dorește și are dubii, să verifice și celelalte voturi în discuțiile informale cu ceilalți proprietari. Soluția este compatibilă cu regula că votul este deschis (art. 35 alin. (7)).

Alin. (2) nu se cere procesul-verbal să fie semnat de vreun proprietar, de consiliu ori de comisia de cenzor. Dar nu se interzice ca, adunarea generală să hotărască un asemenea mecanism pentru a controla mai bine conținutul procesului-verbal.

Dacă adunarea generală a început ședința cu un președinte/secretar, dar apoi el este schimbat prin hotărârea adunării, procesul-verbal se va semna de cel care a rămas în această funcție la urmă (nu predecesorii).

Alin. (4) ultimul enunț prevede trimiterea prin poștă electronică nu a întregului proces-verbal, ci, cel puțin, a textului hotărârilor.